ابتدا بایستی تاریخ نمایشگاه ها به همراه موضوع آن ها را بدانید سپس با توجه به فیلد کاری خود نمایشگاه مورد نظر را انتخاب می کنید. مثلا اگر شرکت پارجه و نخ دارید بایستی در نمایشگاه های مربوط به پارچه و نخ شرکت کنید و نمی توانید مثلا در نمایشگاه تکنولوژی شرکت کنید.
بنابراین اولین اقدام برای شرکت در نمایشگاه انتخاب کردن نمایشگاه مربوطه می باشد.
بعد از پیدا کردن نمایشگاه مربوطه بایستی به فکر برنامه ریزی هدفمند برای شرکت در آن باشید. این برنامه ریزی شامل همه موارد از کوچکترین مورد گرفته تا موارد مهم مثل اجاره غرفه نمایشگاهی و غرفه سازی و غیره. در راس این برنامه ریزی بایستی هدف از شرکت در نمایشگاه به طور کامل مشخص باشد تا حرکات در راستای آن صورت گیرد.
به طور مثال ممکن است هدف شرکتی برای حضور در نمایشگاهی فقط مطرح کردن خود و شناخت رقیبانش باشد. یا ممکن است شرکتی فقط برای تبلیغات و برند سازی و کسب تجربه در نمایشگاهی حضور پیدا کنند. برخی از شرکت ها نیز هدفشان از شرکت در نمایشگاه ها فروش مقداری از محصولاتشان باشد.
بعد از تعیین هدف و برنامه ریزی بایستی به فکر بودجه باشیم و مقداری بودجه برای شرکت در نمایشگاه کنار بگذاریم و برای آن برنامه ریزی کنیم. مثلا هزینه های مربوط به اجاره غرفه، غرفه سازی مدرن و طراحی غرفه، اجاره تجهیزات نمایشگاهی و ... را تا حدودی محاسبه کنیم و متوجه شویم که برای این کار چقدر باید هزینه کرد و به چه مقدار بودجه نیاز است. اصلا ببنید می توانید با بودجه ای که برای تبلیغات کنار گذاشته اید، در نمایشگاه ها شرکت کنید یا خیر.
بعد از مشخص کردن بودجه مورد نیاز باید به سراغ اجاره غرفه بروید که خود نکاتی دارد که باید رعایت کرد. بهتر است برای اجاره غرفه زودتر اقدام کنید زیرا که مکان غرفه ی شما در نمایشگاه بسیار مهم است.
باید توجه داشته باشید که غرفه ی شما در مکانی باشد که رفت و آمد در آنجا زیاد باشد و بازدیدکنندگان دید کافی به غرفه شما داشته باشند. نباید غرفه را در راهرو های کناری و یا مکانی از نمایشگاه ها که بازدید کننده کم است انتخاب کنید. بعد از در نظر گرفتن موقعیت مکانی غرفه بایستی مساحت آن برسی شود. غرفه ی شما نباید خیلی بزرگ یا خیلی کوچک باشد. مساخت آن بایستی برای غرفه سازی مناسب باشد.
برای اینکه متوجه شوید چه مساحتی برای غرفه سازی خوب است بهتر است با مشاوران شرکت های معتبر که در زمینه های غرفه سازی فعالیت دارند مشورت کنید.
بعد از اینکه غرفه مناسب را اجاره کردید باید برای غرفه سازی و طراحی آن اقدام کنید. برای این کار بایستی به سراغ شرکتی معتبر و با تجربه بروید تا مراحل غرفه سازی را به درستی رعایت کنید. باید بدانید که غرفه سازی در نمایشگاه ها نیز استاندارد های خاص خود را دارد که باید رعایت شود.
برای اینکه به هدف خود در حضور در نمایشگاه ها برسید باید بازدیدکنندگان بیشتری به سمت غرفه خود جذب کنید. باید بدانید که اگر غرفه سازی درست و خوبی نداشته باشید هیچ گاه این اتفاق نمی افتد. ینابراین غرفه سازی و طراحی آن اول از همه بایستی منحصر به فرد و خلاقانه باشد. توجه داشت باشید که از مدل های کپی و غیر خلاقانه برای غرفه سازی خود انتخاب نکنید. هر چه غرفه شما زیبا تر و جذاب تر باشد بازدیدکنندگان بیشتری را به خود جذب می کند. غرفه سازی نمایشگاهی چه تاثیری در پیشرفت کسب و کار دارد؟
بنابراین سعی کنید برای غرفه سازی و غرفه آرایی تا حد ممکن هزینه کنید زیرا که غرفه شما بیانگر نوع شرکت و خدماتی که ارائه می دهید است و همین غرفه است که می تواند بازدیدکنندگان بیشتری را به خود جذب کند و شما را به هدفتان نزدیک تر کند.